Traitement et Validation des Documents Commerciaux
BTI DMS est une solution complète dédiée à la gestion électronique des documents commerciaux. Conçue pour répondre aux besoins des entreprises modernes, cette solution permet de traiter et valider efficacement tous les types de documents commerciaux tels que les factures, bons de commande, devis, contrats, et autres documents essentiels pour les opérations commerciales. BTI DMS optimise chaque étape du cycle de vie de vos documents, garantissant rapidité, conformité et sécurité.
Caractéristiques Principales Traitement des Documents Commerciaux Numérisation et Capture Automatique : Conversion des documents papier en format numérique via une numérisation de haute qualité. Classification et Indexation : Organisation automatique des documents commerciaux par catégorie (factures, bons de commande, devis, etc.) avec indexation pour une recherche rapide et précise.
Validation des Documents Workflows de Validation Personnalisés : Mise en place de circuits de validation spécifiques pour chaque type de document commercial, selon les politiques internes de votre entreprise. Contrôles de Conformité : Vérification automatique des documents par rapport aux exigences contractuelles, aux conditions de commande, et aux réglementations en vigueur. Notifications et Alertes : Notifications automatiques pour les actions requises (approbation, révision, etc.) et alertes en cas d'anomalies ou de dépassement des délais.
Archivage et Sécurité Archivage Numérique Sécurisé : Stockage sécurisé des documents commerciaux validés, garantissant leur accessibilité et leur intégrité sur le long terme. Gestion des Accès : Contrôle des permissions pour s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter, modifier, ou valider les documents. Traçabilité Complète : Historique détaillé des actions réalisées sur chaque document, assurant une traçabilité totale pour les audits et contrôles internes.
Rapports et Analyse Suivi en Temps Réel : Tableau de bord en temps réel pour suivre l'état des documents commerciaux en cours de traitement et de validation.
Avantages pour Votre Organisation Optimisation des Processus : Réduction des délais de traitement et de validation grâce à l'automatisation des workflows, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle. Conformité Renforcée : Respect des exigences réglementaires et contractuelles, minimisant les risques d'erreurs et de non-conformité. Amélioration de la Collaboration : Facilite la collaboration entre les services (commercial, financier, juridique) avec un accès centralisé aux documents. Réduction des Coûts : Diminution des coûts liés à la gestion manuelle des documents et à l'archivage physique.
